¿Es posible mantener la comunicación segura con el fin de Workplace?

El anuncio del cierre de Workplace tomó por sorpresa a muchas organizaciones. La plataforma, que durante años sirvió como canal de comunicación interna, dejará de estar disponible en 2026.

Esto significa que las instituciones que han adoptado Workplace como un espacio central para el intercambio de información, la alineación de equipos y la creación de una cultura corporativa ahora enfrentan el desafío de encontrar alternativas seguras y eficientes.

Además de la necesidad técnica de migración de datos, hay un impacto directo en las rutinas de las personas.

Esto se debe a que muchos equipos estaban acostumbrados al uso diario de la plataforma, el riesgo es que, ante la ausencia de una planificación adecuada, los empleados recurran a canales informales y no monitoreados, como las aplicaciones de mensajería personal.

Una acción que aumenta considerablemente la exposición a fugas de información y otros riesgos de seguridad.

Este momento representa no solo un cambio de herramienta, sino una oportunidad para que las empresas replanteen su estrategia de comunicación interna con un enfoque en la seguridad, la gobernanza y el compromiso.

¿Qué cambia con el fin de Workplace?

La decisión de Meta de poner fin al servicio para 2026 obliga a las organizaciones a replantearse sus canales de comunicación, buscando alternativas que mantengan a los equipos comprometidos y eficientes.

Entre las principales funciones que se perderán se encuentran los espacios de colaboración en tiempo real, las comunidades temáticas, las transmisiones en vivo a grandes audiencias internas y las capacidades de integración con otras herramientas corporativas.

Muchos líderes de comunicaciones y recursos humanos también usaron Workplace para realizar campañas de interacción, encuestas rápidas y hacer un seguimiento de los indicadores de interacción.

La ausencia de estos recursos puede generar una caída en la conexión entre equipos, impactando en la difusión de información estratégica. El riesgo más inmediato con el cierre de la plataforma es la discontinuidad en la comunicación entre los equipos.

Sin una solución de transición bien planificada, existe la posibilidad de que los empleados busquen canales no oficiales, como grupos de WhatsApp u otras redes abiertas, para satisfacer la necesidad de un contacto rápido.

Esta práctica puede poner en riesgo los datos confidenciales, además de dificultar el control y gobierno de la información dentro de la organización.

Otro punto de atención es el sentimiento de pérdida de pertenencia, porque muchas empresas han construido en Workplace no solo un canal de comunicación, sino también un espacio cultural, con:

• Reconocimiento de los empleados;

• Celebraciones de logros;

• Campañas de sensibilización.

Ignorar este aspecto durante la transición puede conducir a la desvinculación y reducir la eficacia de la comunicación interna y las acciones de seguridad. Este es el momento ideal para repensar los procesos y reforzar la cultura de seguridad digital.

¿Cuáles son los principales riesgos de seguridad en la transición de Workplace?

La transición de una plataforma de comunicación interna a otra implica una serie de riesgos de seguridad que a menudo son subestimados por las organizaciones.

En caso de que se produzca el fin de Workplace, el principal reto es garantizar que toda la información corporativa almacenada en la plataforma se migre de forma segura y controlada.

Un proceso de migración mal planificado puede abrir lagunas para la fuga de datos, especialmente cuando implica el movimiento de archivos confidenciales, registros de conversaciones y documentos estratégicos.

Otro riesgo crítico es el aumento del uso de herramientas no autorizadas, la llamada Shadow IT.

Cuando los empleados se dan cuenta de que van a perder el acceso a un canal de comunicación, la tendencia es buscar alternativas rápidas y personales, como aplicaciones de mensajería instantánea o servicios de almacenamiento en la nube no controlados.

Esta práctica no solo compromete la confidencialidad de la información, sino que también dificulta la trazabilidad de las comunicaciones, dejando a la organización vulnerable a ataques e incidentes.

Durante el período de transición, la exposición de la información estratégica también se convierte en una preocupación central.

Documentos como informes internos, planes de negocio y datos de empleados pueden acabar circulando en entornos inseguros, especialmente si no existe una política clara de migración y uso de nuevos canales.

Además, las prisas por elegir una nueva herramienta pueden llevar a tomar decisiones precipitadas, priorizando las características sobre la seguridad y el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Para mitigar estos riesgos, es fundamental que la empresa adopte un enfoque planificado y con el apoyo de áreas como la informática y la seguridad de la información, es fundamental:

• Mapeo de datos críticos;

• Establecer controles de acceso;

• Comunique claramente los próximos pasos;

• Proporcionar capacitación sobre el uso seguro de las nuevas herramientas.

Estas son medidas esenciales para proteger los activos digitales de la organización durante esta fase de cambio.

¿Cómo migro desde Workplace?

Es importante entender que este cambio implica mucho más que solo elegir una nueva herramienta, requiere una planificación cuidadosa, atención a los riesgos de seguridad y un ojo estratégico.

A lo largo de la migración, las organizaciones deben hacer frente a los desafíos, además de garantizar que los empleados sepan cómo usar el nuevo entorno de manera segura.

Por lo tanto, es fundamental que en esta migración, los líderes estén atentos para reducir las vulnerabilidades y mantener el flujo de información alineado con los objetivos de la empresa.

Planificación de la migración

Antes de comenzar la migración, es esencial realizar una evaluación detallada de las necesidades de su equipo.

Identifique las funciones más utilizadas, como los grupos de discusión, los chats en vivo, las videoconferencias y el almacenamiento de documentos.

Esto se debe a que comprender qué características son más críticas para la productividad y la colaboración del equipo garantizará que la nueva plataforma se seleccione en función de las necesidades del mundo real y priorice la continuidad de la comunicación sin interrupciones.

Una vez que haya identificado sus necesidades identificadas, elija una plataforma que no solo cumpla con los requisitos funcionales, sino que también cumpla con los estándares de seguridad de la organización.

Después de elegir la plataforma, defina un cronograma realista para la migración, con pasos claros de implementación y prueba, asegurando que el proceso ocurra de manera eficiente y sin interrupciones importantes para los equipos.

Garantizar la seguridad de la migración

Durante el proceso de migración, es esencial realizar copias de seguridad completas de todos los datos almacenados en la plataforma original.

Esto incluye mensajes, archivos compartidos, imágenes y vídeos. La copia de seguridad debe realizarse en entornos seguros y en múltiples formatos para garantizar la integridad y recuperación de la información en caso de cualquier error en el proceso de migración.

Además, es importante asegurarse de que solo las personas autorizadas tengan acceso a estos datos confidenciales durante la transición. La seguridad de la migración también requiere un estricto control de acceso.

Esto significa que durante la transferencia de datos, debe haber un monitoreo constante para garantizar que los permisos de acceso sean adecuados y que los datos confidenciales no queden expuestos o se acceda de manera indebida.

Además, es esencial que las comunicaciones sobre la migración sean claras, informando a los empleados sobre cómo acceder a la nueva plataforma, qué cambios pueden esperar y cómo se mantendrá la seguridad durante todo el proceso.

Implementación de políticas de gobernanza

Establecer reglas claras para el uso de la nueva plataforma es crucial para garantizar que las prácticas de comunicación interna permanezcan seguras.

Estas políticas deben cubrir todo, desde cómo se comparten los datos hasta las reglas sobre el almacenamiento de documentos confidenciales.

También es importante definir quién puede crear nuevos grupos o canales, asegurándose de que solo los usuarios autorizados puedan distribuir información crítica.

Esto ayuda a minimizar el riesgo de que la información se comparta de manera inapropiada.

Los empleados deben estar debidamente capacitados para comprender las nuevas herramientas y las mejores prácticas de seguridad al usarlas.

Además, la formación debe ser obligatoria para todos los empleados y abarcar temas como la creación de contraseñas seguras, el uso de la autenticación multifactor (MFA) y la protección de datos sensibles.

La supervisión del cumplimiento de las políticas de seguridad y la realización de auditorías periódicas también son clave para garantizar que se mantenga la gobernanza de la nueva plataforma.

Post-Migración, con seguimiento y retroalimentación

Después de la migración, el monitoreo continuo es esencial para garantizar que la nueva plataforma funcione de acuerdo con las expectativas de seguridad y usabilidad.

Como tal, el personal de TI debe realizar comprobaciones periódicas de la integridad de los datos y supervisar cualquier comportamiento que pueda indicar una violación de la seguridad.

También es importante realizar auditorías periódicas para evaluar si los empleados están siguiendo correctamente las políticas de seguridad.

Además del monitoreo, es esencial que los empleados brinden comentarios sobre la nueva plataforma. Esto ayudará a identificar áreas de mejora, tanto en términos de funcionalidad como de seguridad.

La retroalimentación continua se puede usar para ajustar la configuración, actualizar la capacitación o incluso revisar las políticas de uso.

Con  un seguimiento constante y la voluntad de mejorar, la transición a la nueva plataforma será más segura y eficaz.

PhishX en la transición del lugar de trabajo

Con el anuncio de la interrupción de Facebook Workplace para 2026, muchas organizaciones se enfrentan a una decisión urgente. ¿Cómo asegurar la continuidad de la comunicación sin afectar la rutina?

La buena noticia es que, para aquellos que ya tienen PhishX, este impacto es prácticamente inexistente.

Nuestra plataforma fue desarrollada precisamente para operar de manera fluida en diferentes entornos corporativos, con total flexibilidad y seguridad.

PhishX ofrece integraciones nativas con las principales soluciones de comunicación del mercado, tales como:

• Equipos de Microsoft;

• Flojo;

• Chat de Google;

• Discordia.

  
  

Además de los canales tradicionales como correo electrónico, SMS, WhatsApp y Telegram.

Esto significa que acciones como campañas segmentadas, formación, simulaciones de phishing y comunicaciones internas pueden seguir ocurriendo con normalidad, independientemente del canal.

Lo mejor de todo es que todo sin necesidad de codificación ni configuraciones complejas, con una experiencia de gestión centralizada y eficiente.

Nuestro equipo ya ha acompañado la migración de empresas de diversos sectores, como el financiero, industrial, retail y gobierno, garantizando cero interrupciones en la comunicación y en el proceso continuo de concienciación en materia de seguridad.

En PhishX, entendemos que la seguridad comienza donde están las personas, por lo que nuestra tecnología está lista para garantizar que su flujo de comunicación interna permanezca activo, comprometido y protegido, incluso después de que finalice Workplace.

Garantice una transición segura y sin pérdidas, póngase en contacto con nuestros expertos y mantenga en funcionamiento la cultura de seguridad de su organización.

El fin del lugar de trabajo no es el fin de tu comunicación