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É possível manter a comunicação segura com o fim do Workplace?

  • Foto do escritor: Aline Silva | PhishX
    Aline Silva | PhishX
  • 27 de jun.
  • 6 min de leitura

O anúncio do encerramento do Workplace pegou muitas organizações de surpresa. A plataforma, que por anos serviu como um canal de comunicação interna, será descontinuada até 2026. 


Isso significa que as instituições que adotaram o Workplace como espaço central de troca de informações, alinhamento de times e construção de cultura corporativa agora enfrentam o desafio de encontrar alternativas seguras e eficientes.


Além da necessidade técnica de migração de dados, surge um impacto direto na rotina das pessoas. 


Isso porque, muitas equipes estavam habituadas ao uso diário da plataforma, o risco é que, na ausência de um planejamento adequado, colaboradores recorram a canais informais e não monitorados, como aplicativos de mensagens pessoais.


Ação que aumenta consideravelmente a exposição a vazamentos de informações e outros riscos de segurança. 


Esse momento representa não apenas uma mudança de ferramenta, mas uma oportunidade para as companhias repensarem sua estratégia de comunicação interna com foco em segurança, governança e engajamento.


O que muda com o fim do Workplace? 


A decisão da Meta de encerrar o serviço até 2026 obriga as organizações a repensarem seus canais de comunicação, buscando alternativas que mantenham as equipes engajadas e eficientes.


Entre as principais funções que serão perdidas estão os espaços de colaboração em tempo real, as comunidades temáticas, as transmissões ao vivo para grandes públicos internos e os recursos de integração com outras ferramentas corporativas. 


Muitos líderes de comunicação e RH também utilizavam o Workplace para campanhas de engajamento, pesquisas rápidas de opinião e acompanhamento de indicadores de participação. 


A ausência desses recursos pode gerar uma queda na conexão entre as equipes, impactando a disseminação de informações estratégicas. O risco mais imediato com o encerramento da plataforma é a descontinuidade na comunicação entre os times. 


Sem uma solução de transição bem planejada, há chances de que colaboradores busquem canais não oficiais, como grupos de WhatsApp ou outras redes abertas, para suprir a necessidade de contato rápido. 


Essa prática pode colocar em risco dados confidenciais, além de dificultar o controle e a governança da informação dentro da organização. 


Outro ponto de atenção é o sentimento de perda de pertencimento, isso porque muitas empresas construíram no Workplace não apenas um canal de comunicação, mas também um espaço de cultura, com:


  • Reconhecimento de colaboradores;

  • Celebrações de conquistas;

  • Campanhas de sensibilização. 

 

Ignorar esse aspecto durante a transição pode gerar desengajamento e reduzir a eficácia das ações internas de comunicação e segurança. Esse é o momento ideal para repensar processos e reforçar a cultura de segurança digital. 


Quais os principais riscos de segurança na transição do Workplace?


A transição de uma plataforma de comunicação interna para outra envolve uma série de riscos de segurança que muitas vezes são subestimados pelas organizações. 


No caso do fim do Workplace, o principal desafio é garantir que todas as informações corporativas armazenadas na plataforma sejam migradas de forma segura e controlada. 


Um processo de migração mal planejado pode abrir brechas para o vazamento de dados, principalmente quando envolve a movimentação de arquivos sensíveis, registros de conversas e documentos estratégicos. 


Outro risco crítico é o aumento do uso de ferramentas não autorizadas, o chamado Shadow IT.


Quando os colaboradores percebem que perderão acesso a um canal de comunicação, a tendência é buscar alternativas rápidas e pessoais, como aplicativos de mensagens instantâneas ou serviços de armazenamento em nuvem sem controle.


Essa prática não só compromete a confidencialidade das informações, mas também dificulta a rastreabilidade das comunicações, deixando a organização vulnerável a ataques e incidentes. 


Durante o período de transição, a exposição de informações estratégicas também se torna uma preocupação central. 


Documentos como relatórios internos, planos de negócio e dados de colaboradores podem acabar circulando em ambientes inseguros, principalmente se não houver uma política clara de migração e de uso de novos canais. 


Além disso, a pressa em escolher uma nova ferramenta pode levar a decisões precipitadas, priorizando funcionalidades em detrimento da segurança e da conformidade com normas de proteção de dados. 


Para mitigar esses riscos, é fundamental que a companhia adote uma abordagem planejada e com suporte de áreas como TI e Segurança da Informação, é essencial:


  • Mapear os dados críticos;

  • Estabelecer controles de acesso;

  • Comunicar claramente os próximos passos;

  • Oferecer treinamentos sobre o uso seguro das novas ferramentas.

 

Essas são medidas essenciais para proteger os ativos digitais da organização durante essa fase de mudança. 


Como realizar a migração do workplace?


É importante entender que essa mudança envolve muito mais do que apenas escolher uma nova ferramenta, exige um planejamento cuidadoso, atenção aos riscos de segurança e um olhar estratégico.


Ao longo da migração, as organizações precisam lidar com desafios, além de garantir que os colaboradores saibam como utilizar o novo ambiente de forma segura.

Portanto, é fundamental que nessa migração os líderes estejam atentos para reduzir vulnerabilidades e manter o fluxo de informações alinhado aos objetivos da empresa.


Planejamento da Migração


Antes de iniciar a migração, é essencial realizar uma avaliação detalhada das necessidades da sua equipe. 


Identifique as funcionalidades que são mais usadas, como grupos de discussão, chats em tempo real, videoconferências e armazenamento de documentos.


Isso porque compreender quais recursos são mais críticos para a produtividade e colaboração da equipe garantirá que a nova plataforma seja selecionada com base em necessidades reais e priorize a continuidade da comunicação sem interrupções.


Uma vez identificadas as necessidades identificadas, escolha uma plataforma que não só atenda aos requisitos funcionais, mas que também seja compatível com os padrões de segurança da organização. 


Após escolher a plataforma, defina um cronograma realista para a migração, com etapas claras de implementação e testes, garantindo que o processo ocorra de maneira eficiente e sem grandes interrupções para as equipes.


Garantia de Segurança na Migração


Durante o processo de migração, é fundamental realizar backups completos de todos os dados armazenados na plataforma original. 


Isso inclui mensagens, arquivos compartilhados, imagens e vídeos. O backup deve ser realizado em ambientes seguros e em múltiplos formatos para garantir a integridade e a recuperação das informações caso ocorra algum erro no processo de migração. 


Além disso, é importante garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a esses dados sensíveis durante a transição. A segurança na migração também exige um controle rigoroso de acesso. 


Isso significa que, durante a transferência de dados, deve haver um monitoramento constante para garantir que as permissões de acesso sejam adequadas e que dados confidenciais não sejam expostos ou acessados indevidamente. 


Também, é essencial que as comunicações sobre a migração sejam claras, informando os colaboradores sobre como acessar a nova plataforma, quais mudanças eles podem esperar e como a segurança será mantida em todo o processo.


Implementação de Políticas de Governança


Estabelecer normas claras de uso da nova plataforma é crucial para garantir que as práticas de comunicação interna continuem seguras. 


Essas políticas devem abranger desde a forma como os dados são compartilhados até as regras sobre armazenamento de documentos sensíveis. 


Também é importante definir quem tem permissão para criar novos grupos ou canais, garantindo que apenas usuários autorizados possam distribuir informações críticas.


Isso ajuda a minimizar o risco de informações serem compartilhadas de forma inadequada.


Os colaboradores devem ser treinados adequadamente para entender as novas ferramentas e as melhores práticas de segurança ao utilizá-las. 


Além disso, os treinamentos devem ser obrigatórios para todos os funcionários e abordar tópicos como a criação de senhas seguras, o uso de autenticação multifatorial (MFA) e a proteção de dados sensíveis. 


O monitoramento da conformidade com as políticas de segurança e a realização de auditorias periódicas também são fundamentais para garantir que a governança da nova plataforma seja mantida.


Pós-Migração, com acompanhamento e Feedback


Após a migração, o acompanhamento contínuo é essencial para garantir que a nova plataforma esteja funcionando de acordo com as expectativas de segurança e usabilidade. 


Dessa forma, a equipe de TI deve realizar verificações periódicas de integridade dos dados e monitorar qualquer comportamento que possa indicar uma falha de segurança. 


Também é importante realizar auditorias regulares para avaliar se as políticas de segurança estão sendo seguidas corretamente pelos colaboradores.


Além do monitoramento, é fundamental que os colaboradores forneçam feedback sobre a nova plataforma. Isso ajudará a identificar áreas de melhoria, tanto em termos de funcionalidade quanto de segurança. 


O feedback contínuo pode ser utilizado para ajustar configurações, atualizar treinamentos ou até mesmo revisar as políticas de uso.


Com um acompanhamento constante e a disposição para melhorias, a transição para a nova plataforma será mais segura e eficaz.


A PhishX na transição do Workplace


Com o anúncio da descontinuação do Facebook Workplace até 2026, muitas organizações se veem diante de uma decisão urgente. Como garantir a continuidade da comunicação sem impactar a rotina? 


A boa notícia é que, para quem já conta com a PhishX, esse impacto é praticamente inexistente. 


Nossa plataforma foi desenvolvida justamente para operar de forma fluida em diferentes ambientes corporativos, com total flexibilidade e segurança. 


A PhishX oferece integrações nativas com as principais soluções de comunicação do mercado, como:


  • Microsoft Teams;

  • Slack;

  • Google Chat;

  • Discord.


Além de canais tradicionais como e-mail, SMS, WhatsApp e Telegram.

Isso significa que ações como campanhas segmentadas, treinamentos, simulados de phishing e comunicados internos podem continuar acontecendo normalmente, independentemente do canal.


E o melhor, tudo isso sem a necessidade de codificação ou configurações complexas, com uma experiência de gestão centralizada e eficiente. 


Nossa equipe já acompanhou a migração de companhias de diversos setores, como financeiro, industrial, varejo e governo, garantindo zero interrupção na comunicação e no processo contínuo de conscientização em segurança. 


Na PhishX, entendemos que a segurança começa onde as pessoas estão, e por isso nossa tecnologia está pronta para assegurar que seu fluxo de comunicação interna siga ativo, engajado e protegido, mesmo após o fim do Workplace. 


Garanta uma transição segura e sem perdas, entre em contato com os nossos especialistas e mantenha a cultura de segurança da sua organização em pleno funcionamento. 


Ambiente de escritório moderno com várias pessoas trabalhando em estações com computadores. Uma mulher em pé segura um celular, enquanto outras pessoas estão sentadas, usando notebooks e computadores.
 O fim do Workplace não é o fim da sua comunicação



 

 
 
 

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