¿Puede compartir archivos sin criterios poner en riesgo a tu empresa?

Compartir archivos es una práctica que experimentan personas de diferentes empresas, ya sean documentos, hojas de cálculo financieras, informes internos o incluso información sensible.

Sin embargo, este intercambio es muy peligroso; al fin y al cabo, esta información confidencial acaba circulando a diario entre empleados, socios y proveedores.

Esto hace que el acto de compartir se trate como algo automático, sin la debida reflexión sobre los criterios, permisos y riesgos implicados. Es en este punto cuando la agilidad, sin controles, se convierte en un riesgo real para el negocio.

Al fin y al cabo, el intercambio indiscriminado de archivos puede abrir puertas a fugas de datos, exposición de información estratégica e incluso ciberataques que explotan fallos humanos y de comportamiento.

¿Cuáles son los principales riesgos de compartir archivos de forma inapropiada?

Cuando los documentos que contienen datos sensibles o información estratégica se envían sin criterios claros de acceso, almacenamiento o fecha de caducidad, el riesgo de fuga aumenta significativamente.

La información financiera, los datos personales de clientes y empleados, los contratos y los planes estratégicos, cuando se exponen, pueden generar impactos directos en el negocio, desde pérdidas financieras hasta daños irreversibles a la reputación de la empresa.

Además, las prácticas de compartición inseguras crean un entorno propicio para ataques de phishing y la propagación de malware.

Los enlaces y archivos maliciosos a menudo se hacen pasar por documentos legítimos, explotando la confianza entre los equipos y la rutina de trabajo acelerada.

Un solo clic en un archivo comprometido puede provocar el secuestro de datos, interrumpir las operaciones o comprometer toda la red corporativa, amplificando el alcance y la gravedad del incidente.

Otro riesgo crítico está relacionado con la pérdida de cumplimiento de las leyes y normas de seguridad y privacidad, como la LGPD y normas internacionales como la ISO.

El intercambio no controlado dificulta rastrear información, gestionar el acceso y demostrar las buenas prácticas requeridas por los organismos reguladores y las auditorías.

En este contexto, además de sanciones legales y multas, la empresa puede enfrentarse a restricciones operativas y a una pérdida de confianza por parte de clientes, socios y del propio mercado.

¿Por qué el factor humano es un gran problema al compartir archivos?

En el día a día corporativo, es habitual que los empleados prioricen la rapidez y la comodidad, enviando documentos por canales no autorizados, reutilizando enlaces de acceso sin restricciones o compartiendo archivos con más personas de las necesarias.

Estos comportamientos, a menudo considerados inofensivos, amplían significativamente la superficie de ataque y reducen la capacidad de la empresa para controlar quién accede a información crítica.

Gran parte de este riesgo está asociado a una falta de percepción sobre el verdadero valor de la información.

Los empleados no siempre pueden identificar qué datos son sensibles, estratégicos o protegidos por leyes y estándares, tratando el contenido crítico como archivos comunes.

Esta desconexión entre el valor de la información y cómo se comparte debilita las políticas de seguridad y crea lagunas que pueden ser explotadas por actores maliciosos, tanto internos como externos.

A esto se suma la falsa sensación de seguridad en entornos digitales contribuye a decisiones erróneas.

Además, la dependencia excesiva de herramientas familiares, contactos internos o plataformas ampliamente utilizadas lleva a muchos profesionales a creer que el riesgo es bajo o inexistente.

Sin embargo, sin criterios claros, controles adecuados y una cultura de seguridad bien establecida, el entorno digital deja de ser un facilitador y se convierte en un vector de exposición para la organización.

¿Cómo implementar buenas prácticas para compartir de forma segura?

En un escenario donde la información circula rápidamente entre personas, áreas y socios, es esencial adoptar buenas prácticas como políticas claras, clasificación de la información, control de acceso y el uso de herramientas seguras.

Al fin y al cabo, estas acciones ayudan a reducir riesgos, fortalecer la gobernanza y crear una cultura de seguridad coherente, capaz de equilibrar la agilidad operativa y la protección de datos corporativos.

Definición de políticas y criterios claros

Las organizaciones deben establecer directrices objetivas sobre qué tipos de información pueden compartirse, a través de qué canales, con qué niveles de permiso y en qué situaciones.

Estas políticas deben ser simples, accesibles y compatibles con la dinámica laboral, evitando ambigüedades que conduzcan a malentendidos.

Además, las políticas efectivas no pueden existir solo sobre el papel. Deben comunicarse de forma continua, reforzarse mediante formación e incorporarse en los procesos cotidianos.

Cuando los empleados comprenden los criterios y la razón detrás de las normas, el cumplimiento tiende a ser mayor y el riesgo de compartir inapropiadamente disminuye de forma constante.

Clasificación de la información

Al categorizar los datos como públicos, internos, sensibles o restringidos, la empresa crea un estándar claro que guía las decisiones sobre compartir, almacenar y acceder.

Sin esta clasificación, la información crítica acaba siendo tratada como archivos ordinarios, aumentando el riesgo de exposición. Este proceso también facilita la aplicación de controles técnicos y administrativos. 

Con la información debidamente clasificada, es posible definir automáticamente quién puede acceder a ciertos contenidos, durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones.

Esto hace que compartir sea más seguro y reduce la dependencia de decisiones individuales basadas únicamente en el juicio del empleado. Lo que aporta más seguridad a organizaciones y personas.

Control de acceso y trazabilidad

Garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o compartir archivos reduce drásticamente el riesgo de filtraciones y mal uso.

Para que esto ocurra, es esencial implementar el principio de menor privilegio y acceso bajo demanda; estas acciones ayudan a limitar la exposición de la información a lo estrictamente necesario para la ejecución de las actividades.

Además, la trazabilidad complementa este control permitiendo a la empresa saber quién accedió, alteró o compartió un archivo y cuándo ocurrió.

Esta visibilidad es fundamental tanto para la prevención como para la respuesta a incidentes, y es un requisito importante para auditorías y cumplimiento de normas y legislación.

Uso de herramientas seguras y aprobadas por la empresa

Las plataformas que ofrecen cifrado, gestión de permisos, registro de actividades e integración con políticas de seguridad permiten un control más efectivo sobre la circulación de la información.

Esto se debe a que el uso de soluciones no autorizadas dificulta la gobernanza y aumenta los puntos ciegos en el área de seguridad.

Por tanto, para que estas herramientas se adopten de forma coherente, deben ser funcionales, intuitivas y estar alineadas con las necesidades de los usuarios.

Cuando la empresa ofrece soluciones seguras que no comprometen la productividad, el empleado tiende a utilizarlas correctamente, reduciendo la búsqueda de alternativas inseguras y reforzando la postura de seguridad de la organización.

¿Cuál es el papel de la concienciación y la cultura sobre la seguridad?

La concienciación y la construcción de una cultura de seguridad desempeñan un papel central en la reducción de riesgos relacionados con el intercambio de archivos y el uso de información en las empresas.

Esto se debe a que las tecnologías y políticas por sí solas no son suficientes si los empleados no comprenden su papel en la protección de datos.

De este modo, cuando la seguridad se entiende como una responsabilidad colectiva, las decisiones diarias se vuelven más sensatas y reducen comportamientos que ponen en riesgo a la organización.

La formación continua de empleados es uno de los pilares principales de esta cultura; al fin y al cabo, es a través de estas acciones que las personas toman conciencia de los riesgos de compartir documentos.

Además, las actualizaciones constantes sobre amenazas, buenas prácticas y escenarios reales ayudan a mantener el tema vivo y relevante, especialmente en un contexto de ataques cada vez más sofisticados.

Al mismo tiempo, una  comunicación clara y recurrente sobre los riesgos te permite reforzar mensajes clave, corregir percepciones erróneas y guiar comportamientos, evitando que la seguridad solo se recuerde después de un incidente.

Para que este proceso sea efectivo, la seguridad debe formar parte de la rutina y no tratarse como una excepción ni un obstáculo operativo.

Cuando las prácticas seguras se integran en los flujos de trabajo, las herramientas utilizadas y las decisiones cotidianas, dejan de verse como burocracia y se convierten en un hábito.

Esta maduración cultural refuerza la postura de seguridad de la empresa y contribuye directamente a la protección de los activos más valiosos del negocio, que son la información.

PhishX ayuda a las personas a compartir archivos de forma segura

PhishX ayuda a las organizaciones a entender cómo las decisiones diarias de los empleados impactan directamente en la exposición a amenazas, fortaleciendo la percepción del riesgo y la responsabilidad individual en el uso de la información.

A través de programas de concienciación continua, formación práctica y campañas educativas, nuestro ecosistema contribuye al desarrollo de comportamientos más seguros y consistentes.

Las acciones están diseñadas para reflejar situaciones reales que viven los empleados, abordando temas como:

• Compartir archivos;

• Identificación de riesgos;

• ingeniería social;

• Uso seguro de herramientas digitales.

Todo de forma clara, accesible y en línea con la rutina de trabajo. Además, PhishX proporciona visibilidad y métricas que permiten a las empresas seguir la evolución de la madurez de los valores a lo largo del tiempo.

Esta monitorización permite ajustes estratégicos, el refuerzo de mensajes clave y la toma de decisiones basada en datos, transformando la conciencia en un proceso continuo y medible.

De este modo, PhishX ayuda a consolidar la seguridad como parte de la cultura organizativa y no solo como una iniciativa puntual. ¿Quieres saber cómo? Contacta con nuestros expertos y obtén más información.

Tenga cuidado al compartir archivos indiscriminadamente, esto puede poner en riesgo su empresa.