Sabe aquela pausa para o café? Quando você sai da frente do computador por alguns minutos. Esse pode ser o tempo suficiente para que uma pessoa não autorizada acesse informações fisicamente através do dispositivo que você pode ter deixado desbloqueado. É assim que uma política de Mesa Limpa pode ajudar sua organização a se proteger.
Ataques cibernéticos têm se tornado uma grande ameaça para as organizações. Nos últimos anos, tornou-se cada vez mais comum o sequestro de dados para a extorsão de vítimas. Em uma sociedade digital, é preciso elaborar estratégias abrangentes para proteger os usuários e informações contra ameaças cibernéticas.
Aqui, reunimos algumas informações sobre a importância de proteger documentos físicos e digitais, através de uma política de Mesa Limpa.
Qual o objetivo de uma Política de Mesa Limpa?
A segurança digital se tornou um dos pontos chave para as organizações nos últimos anos. O crescimento do número de ataques cibernéticos em todo o mundo fez com que as instituições se preocupassem ainda mais com a cibersegurança.
Relatórios elaborados por grandes consultorias afirmam que o número de ataques focados em sistemas corporativos foi três vezes maior do que no período pré-pandemia. Esse é um fato essencial para compreendermos de que forma as organizações têm sofrido prejuízos que vão além dos financeiros.
Assim, é essencial elaborar e distribuir políticas que contribuam com a segurança digital da sua organização.
Dessa forma, uma Política de Mesa Limpa define práticas que garantem a segurança de documentos e informações, impressas ou digitais, que podem ser consideradas sensíveis.
Portanto, uma Política de Mesa Limpa tem como objetivo reunir um conjunto de procedimentos projetados para serem seguidos para evitar a divulgação não autorizada de dados e proteger informações confidenciais da organização do cliente.
Proteja informações pessoais com uma Política de Mesa Limpa
Apenas uma rachadura pode ser o suficiente para comprometer a segurança de toda uma estrutura. Com as organizações não é diferente. Criminosos precisam de apenas alguns minutos com a tela do seu computador desbloqueada para roubar ou fraudar informações.
Uma política de Mesa Limpa pode garantir que as pessoas estejam agindo com segurança. Isso porque ela reúne práticas e recomendações que podem trazer mais proteção para as informações sensíveis.
Dessa maneira, é essencial recomendar que as pessoas bloqueiem os seus dispositivos sempre que forem se ausentar. Em espaços com muito movimento, pode ser melhor posicionar monitores de forma que as pessoas não possam olhar para a tela.
Ao sair de uma sala de reunião, é essencial verificar se todos os documentos foram recolhidos, e se não há informações importantes em quadros ou papéis. E ao descartar documentos impressos, é preciso destruí-los completamente, para que não tenham dados identificáveis.
Tudo isso pode ser definido dentro de uma política de Mesa Limpa. Ao estabelecer processos, fica muito mais fácil para as pessoas agirem de forma a proteger os recursos corporativos.
Incentive as pessoas a cuidar do seu ambiente de trabalho
Manter o seu espaço de trabalho organizado é um dos princípios fundamentais definidos pela Política de Mesa Limpa. Dessa forma, é muito importante deixar em cima da mesa apenas o essencial.
Anotações, recados e lembretes à vista nem sempre são uma boa ideia. Eles podem conter informações importantes sobre projetos, e até mesmo senhas. Assim, utilizar pastas e armários para armazenar esses documentos pode ser uma boa ideia.
Além disso, incentivar as pessoas a não anotar senhas em papéis e adotar um gerenciador de senhas pode ser uma das melhores formas para trazer mais segurança.
Evite documentos impressos
É preciso muito cuidado ao usar impressoras e fotocopiadoras. Documentos impressos, contendo informações importantes sobre sua organização podem ser perdidos, ou fraudados.
Dessa forma, uma política de Mesa Limpa estabelece algumas práticas para controlar a quantidade de documentos impressos. Evite imprimir arquivos apenas para leitura. Você pode utilizar a tela do seu computador e depois armazenar o documento em uma pasta protegida, caso se trate de algo confidencial.
Ao imprimir documentos importantes, retire-os rapidamente da impressora. Considere também bloquear dispositivos como impressoras, copiadoras e scanners após o expediente.
Utilize trancas e senhas
Também é essencial adotar senhas para dispositivos, até mesmo impressoras, e definir pastas seguras dentro do seu computador. Elas podem ser protegidas por senhas e criptografia, utilizadas para armazenar informações importantes.
Documentos impressos podem ser guardados em gavetas ou armários com tranca, que podem ser fechados ao final do dia. Mídias removíveis, como pen drives e HDs externos, também podem ser armazenados nesses móveis.
Mantenha sua organização segura
As políticas internas dependem das pessoas para que funcionem. Por isso, é essencial que todos façam parte e atuem para que elas sejam bem implementadas.
Incentivar a utilização de documentos digitais pode ser uma das práticas para trazer mais segurança. Da mesma maneira, é muito importante manter cópias de segurança armazenadas em serviços de nuvem.
Adotar ferramentas para criptografar informações do disco rígido de computadores é outra estratégia que funciona para garantir a segurança dos dados.
Separe alguns minutos no final do seu dia para manter sua mesa limpa e organizada. Lembre-se de guardar seus papéis e anotações em gavetas e armários trancados. E sempre que sair da frente de seu computador, bloqueie a tela.
Utilize políticas para criar uma cultura de cibersegurança
A criação de uma cultura corporativa forte deve incentivar constantemente os funcionários a ficarem sempre em dia com as questões de segurança. Dessa forma, um programa de conscientização bem elaborado pode gerar grandes benefícios e promover uma cultura saudável de segurança cibernética.
Elaborar e distribuir políticas pode ser uma das formas de manter as pessoas engajadas e ainda criar uma cultura sobre as diretrizes de segurança da sua organização.
Uma vez que uma política de Mesa Limpa define práticas para garantir a segurança de documentos e informações consideradas sensíveis, você pode considerar aplicar algumas dessas recomendações para reduzir os seus riscos.
Se você ainda tem dúvidas sobre como elaborar esse tipo de política, consulte o nosso time de vendas. Nossos modelos de políticas, cartilhas e treinamentos podem te ajudar a implementar políticas de segurança mais eficientes.
